ケンユウオフィス（Aさん）

導入前は紙媒体で、役者一人に1台帳という形でスケジュールを管理していました。紙管理で一番不便だったのは、事務所に行かないと役者のスケジュールを把握することができなかったところです。マネージャーが外の現場でスケジュールを聞かれた時は、事務所に電話で確認する、という流れを取っていたので、すぐに答えることができませんでした。外からもスケジュールが見られれば、現場で問い合わせをいただいた時にすぐ答えられるというのが、電子化しようと思った一番の理由です。あとは管理する紙の量が膨大になってきて、ペーパーレスにしたいという思いも大きかったです。

ケンユウオフィス（Aさん）

一度カレンダーアプリで管理してみようという話もありましたが、できることが限られますし、役者一人ずつ予定を設定していくのはなかなか大変で。電子化の話は結構前から出ているものの、このような壁にぶち当たってうまくいかないことがありました。スケジュール管理システムを探している時に、「ボイスケ」を見つけて「まずは話を聞いてみよう」となり、導入への話が進んでいきました。

ケンユウオフィス（Aさん）

「ボイスケ」は既に他社様でも導入実績があるため、「これいいよね」という機能が最初からちゃんと入っていました。欲しい機能があり、カスタマイズも可能ということで、導入に向けてお話を進めていきました。

あとは、「ボイスケ」の日別カレンダーの表示が、弊社の紙台帳のフォーマットと似ていたんです。

ですので見た目が変わらず使い方が分かりやすいな、というのもありました。

ケンユウオフィス（Aさん）

複数の役者の空き状況が一目で分かればいいな、一括で登録できたらいいなと思っていました。今までだと一人ずつ台帳を出して、スケジュールを書いて、変更になったら消しゴムで消して書き直して…という作業を行っていたので、電子化して一元管理ができれば作業効率が上がると感じました。

また、スケジュールに守秘義務がありますので、事務所用と役者用で表示形式が異なるというのも魅力の一つでした。

ケンユウオフィス（Aさん）

スケジュール管理方法が変わることへの不安というよりは、電子化されたスケジュールを自社で管理することの方が不安でした。ですが、スケジュールを書いて消して…という手作業が、仕事時間の割合を占めていたので、できるだけ早く電子化したいという気持ちの方が強かったです。

ケンユウオフィス（Aさん）

格段に管理しやすくなりました。今までは５人だったら５人分の台帳を開いて確認をしなければいけなかったのが、いつ誰が空いているかを1ステップで確認できる、同時に複数人のスケジュールを登録できる。利便性が高いですね。マイナスポイントは今のところ特にないです。

ケンユウオフィス（Aさん）

全くないです。紙管理だった時は役者も事務所に来ないとスケジュールが見られなかったのですが、今では自宅でも簡単に見られるので、むしろ電子化に関して「ありがとうございます！」という感謝しか聞かないですね。追加してほしい機能の要望はあったりしますが「電子化は嫌です！」という人はいなかったです。

ケンユウオフィス（Aさん）

現在、役者側から見るスケジュール表にはディレクター様が誰か分からない状態になっているので、表示できるようにしてほしいとの要望がありました。この機能については今お見積りをいただいてる段階で、これから導入いただく予定です。

ケンユウオフィス（Aさん）

そうですね、弊社はスタッフが少ないので、作業効率を高めて業務を回していかなければいけません。上司に意見を上げると「みんなが使いやすくて仕事がはかどる機能であれば、どんどん前向きに検討して。」と言われます。スタッフの中で「これはあった方がいい」「これはいらないんじゃないか」と話し合って、意見がまとまったところで「こういう機能を追加できますか」と問い合わせをさせていただいてます。「こういうのがあったらいいなって思うんですけど、どう思いますか」と相談したり、上司から「こういう機能が欲しいよね」という意見が出てくる事もありました。スタッフが少ないので情報共有が早い、というのもあるかと思います。

ケンユウオフィス（Aさん）

最近は所属する役者の人数も増える中で、郵便料金も上がり、1ヶ月毎に百何十人もの相手に切手を貼って給与明細を送るのには金額と作業工数がかかります。どうにか経費を削減したいという思いがあり、カスタマイズをお願いしました。給与明細もペーパーレスにしたいという意見もあり、役者が給与明細を「ボイスケ」から見られるようにカスタマイズのお願いをしているところです。

ケンユウオフィス（Aさん）

スケジュール管理については、他の事務所のマネージャーさんとも話題になるようです。そのときにうちからは「ボイスケっていうのを導入してますよ、いいですよ」と、世間話程度に話しています。

ケンユウオフィス（Aさん）

「ボイスケ」の導入で作業効率が格段に上がるというのは間違いありません。一日にできる仕事の絶対数が増えます。

「電子化ってどうなんだろうね」と考えてしまう一番の理由として、データが飛んだらどうする、という点があると思います。紙台帳が手元にある方が安心感はあるかと思いますが、今はデジタルの世界でも万全な安全対策が敷かれています。スケジュールの電子化を検討している企業様は安心して前向きな検討をおすすめいたします。

ケンユウオフィス（Bさん）

私からもデスクの立場から最後に。最初は「ボイスケ」でちゃんとスケジュール入力・反映できるかな、処理できるかなと不安かもしれません。ですが、カサレアルからちゃんとやり方を教えていただけますし、私達もこうして活用できているので、安心して踏み出していただけたらと思います。