アミュレート（下田さん）

ボイスケ導入前は、紙媒体で管理していました。役者1名ずつにB３サイズの大きな紙で作ったスケジュール帳を用意し、手で書き込んでいく形です。所属タレントと準所属タレントも合わせて130名程度のスケジュール帳を紙で作っていたので、結構手間でした。年度末になると130名分のまっさらなスケジュール帳に、翌年度分のレギュラー仕事やオーディション予定を全部書き込む作業があったので、新年度になるタイミングのスケジュール準備は大変でした。

特にオーディション予定については、同じオーディションに所属タレントが1名だけ出る時もあれば、10名出ることもあります。その際には同じオーディションスケジュールを10名全員のスケジュール帳に反映する、という作業が頻繁に起こっていたので、改善したいなと思っておりました。

アミュレート（下田さん）

スケジュール帳の準備や書き込みは、基本的にデスクの担当です。ピンポイントでマネージャー宛に問い合わせが来たものはマネージャーが書き込むこともありましたが、8割方はデスク担当が対応していました。書き込み担当が分散すると、誰が書いた予定なのか分からなくなってしまうためです。

ただ、土日などデスクの営業時間外に制作会社様からスケジュールの問い合わせをいただくことも多く、「急ぎで知りたい」と言われた時にすぐ回答できないことも課題でした。

アミュレート（下田さん）

以前、紙媒体での管理をやめて無料のスケジュール管理システムで代用できないかと考えて、1回試しに作ったことがあります。ですが、いつキープされた予定かどうかをメモ欄に書かないと分からない、誰が書き込んで誰が消したスケジュールなのか分からない、という問題がありました。

一部の役者の中に、紙のスケジュール帳と管理システムの両方を使っていた者はいたのですが、管理システムだけにするのは問題点が多く厳しい、という結論になりました。

そういった問題点を解消できるものがないか調べていた時に、ボイスケを見つけました。あと弊社のスタッフが、ケンユウオフィス(※1)さんや、他の事務所さんからスケジュール管理のシステム化のお話を聞いたこともきっかけです。ボイスケがどういうものか人伝いに聞くだけだとわからないので、直接聞いてみようと問い合わせをしました。

(※1・・・声優・タレントプロダクションのケンユウオフィス様もボイスケを導入。詳細はこちら)

アミュレート（下田さん）

弊社が株式会社MAGES.から株式会社アミュレートに会社分割をしたタイミングで、もっと会社を成長させるために、いろんなシステムを変更して業務の効率化を図りたいと考えました。

その時、ボイスケだったらスケジュール帳の準備が不要になる上、一元管理ができるので、他の業務に時間が回せるようになると思い、問い合わせをしました。

費用面で少々検討することとなり、実際の導入まで半年程度あきましたが・・・費用をかけてでも入れたほうが、今抱えている課題を解消できて後々プラスになるのではないかと考え、導入しました。

アミュレート（下田さん）

正直スムーズではなかったです。やっぱり反対派の人もいました。紙だとダブルチェックがしやすく、誰が書いたかも把握しやすいですが、オンラインだとダブルチェックがやりづらくならないか、誰が登録・更新したスケジュールなのかすぐに分からない、といった意見がありました。

ですが、更新者についてはシステムマスタで更新情報から確認できますし、「デスクの営業時間外にスケジュール確認できないことの方がデメリットとしては大きくないですか？」「だったらデジタルのほうがよくないですか？」というように徐々に説得していきました。

先ほどもお話したように、ボイスケについて最初に問い合わせた際には、費用面が大きくて導入まで半年ぐらい寝かせていたのですが・・・その半年間でいろいろと不便が出てきたり、「こういうふうにできたら楽だよね」という具体的な意見が集まりました。空いていた半年を経てシステム化に前向きになれた、という印象があります。

アミュレート（下田さん）

導入前と比べて、オーディションなどのスケジュール確認がかなり楽になりました。オプションでいろいろとカスタマイズいただき、特に月別で確認する際は曜日とチェックしたい役者だけを抜き出して見られるようになったのが良かったと思っています。

ただ最初のほうは運用ルールが定まっていなくて、ミスが発生したこともありました。今は社内の運用ルールができ、快適に使えています。

アミュレート（下田さん）

デジタルに疎い人間が何人かいますので、「スマホでのボイスケの使い方がちょっとわからない」と言われることはあります。またシステム化についても抵抗感を示すタレントも一部いましたが、業務効率化などのメリットを伝えることで納得してもらえました。

アミュレート（下田さん）

細かいところで、前日にスケジュール確認メールを役者宛に送るのですが、各タレントの担当マネージャーをデフォルトで CCに入れられるようになったらいいなと思っています。

あとは、スケジュールのスタジオ欄にURLを載せることがあるのですが、リンクとしてクリックできるわけではないので、リンクになったらいいなとか、役者の表示順の並び替えがもうちょっと自由にできると便利だなと思います。

こういった細かい希望はあるものの、現時点でも十分に実用的で、快適に利用しています。

アミュレート（下田さん）

おそらく、紙媒体でスケジュール管理されている事務所さんはまだまだ多いと思います。紙媒体にメリットデメリットがあれば、システム化にもメリットデメリットがあるのは事実です。ですが、実際に1度試してから各々の事務所に合うか合わないか、ご自身の目で見て判断いただいたほうが良いと思います。

システム化することによって、マネージャーだけではなく役者さんにもスマホで確認してもらえるのはとても便利だと思います。役者さんによっては、全部自分の手帳にスケジュールを書き写ししなきゃいけなかったのが、ボイスケでいつでもどこでも見られるのは大きなメリットです。そういった面も含めてぜひシステム化を検討していってもらいたいかなと思います。